在我們釐清一份商業簡報的時間規劃之前,先瞭解什麼是商業簡報

很多人會問我簡報的時間要如何分配?簡報規劃、簡報設計到上台演練。我以前會跟大家分享規劃的時間最多!雖然大家都以為賈伯斯是因為演練的上百次所以簡報才那麼好。然而隨著時間的流逝,職場的轉換、職級的提升與是是非非的歷練後,再次要我去看待這樣的問題,自己有了截然不同的體會「也許我們應該在重新定義什麼是『商業簡報』」開始。

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圖片來源:簡報實驗室

 

商業簡報是一個確認目標、定義問題、解決問題的過程

我回想起四年前,曾經在企業內訓時看過一位學員的東南亞區域市場調查報告演練,引經據典、豐富的市場調查數據,整場演練說完15分鐘,我和對方的主管相視不語,然後我問主管:「是不是像一句話沒有句點」的感覺。只看到對方微笑的看著我說:「對耶!我常常看到這樣的報告,『搞不清楚要我看這份簡報的目地在哪?』看完了,然後呢?要我馬上生出解決方案嗎?要是我馬上決策嗎?哪記得那麼多資料」,說到著主管的情緒也有點起來了。

你們是不是也有過這樣的製作簡報的經驗?

主管給你了一個題目要你做一份簡報給他,而你追問了一下「報告時間」,然後就結束了溝通,開始上網或是開始蒐集過往的相關資訊(其實這樣也算是努力了),然後看著辛苦蒐集來的資料,思考著如何將這些資料匯整起來,或是想要說一個甚麼樣的故事?這樣的情況是不是有一點熟悉?而這樣的結果往往換回的是主管冷冷的ㄧ句話:「這不是我要的」,而你在辛辛苦苦的努力了幾天後只換回這一句話,也只能默默與訝異的吞下。

資料匯整,不等於針對問題,解決問題

在職場上的成就高低不是出在簡報,更多時候是出現在「不良的商業溝通」。你蒐集資料的過程中有沒有根據主管目標的策略方向蒐集資料?又或者你把大部分的精力與時間花在「沒有方向性」的蒐集與匯整?

回到最開始的問題,你怎麼分配你在製作簡報的時間?

這是一個非常難回答的問題,因為從我自己的工作管理經驗中,我是從每一次的會議之後的會後會就開始「準備我下次報告要說的話了」。這過程大概可以分為六的階段來:

  1. 該與哪些單位主管確認目標與進程
  2. 確認之後需要哪些內部員工的進行分工落實
  3. 說明工作進度需要有什麼程度的產出
  4. 並在過程中不斷修正要提報的內容方向(以上都是我的簡報規劃)
  5. 最後驗證各員工的階段產出,進行匯整(這才是我的簡報製作)
  6. 提報。
圖片來源:實驗簡報室
圖片來源:實驗簡報室

 

所以真的要說製作一份商業簡報的時間?我只能說我通常不太願意花超過兩個小時去製作簡報。我真正花精神與時間的是去確定目標,而我會用三個重點去定義我的目標:

  1. 我該如何協助組織目標的達成?
  2. 現階段需要釐清的問題是什麼?
  3. 可以提供什麼樣的推進或是協助決策的可能選項

所以我們再去思考一開始的那個個案,那份東南亞的市場調查報告,除了提供了給他的主管一堆蒐集來的資料之外,是否沒有去思考過那份簡報的目標呢?是不是少了組織目標、釐清方向、決策依據、決策選項?

花多少時間做簡報?要是我們知道商業簡報是一個確認目標、定義問題、解決問題的過程。你就會知道這不會是一個問題。

 

 

(本文經簡報實驗室同意授權轉載「在我們釐清一份商業簡報的時間規劃之前,先瞭解什麼是商業簡報」)

 

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